Perakaunan Untuk Kawalan Dalaman

Kawalan dalaman ialah prosedur untuk melindungi aset, memastikan ketepatan rekod dan mengesan kesilapan atau penyelewengan.

Penyata penyesuaian bank membandingkan baki buku tunai dengan baki penyata bank. Perbezaan berpunca daripada:

• Cek belum dikemukakan — telah ditulis tetapi belum dijelaskan bank.
• Deposit dalam perjalanan — telah dimasukkan tetapi belum direkod bank.
• Caj bank, faedah dan arahan tetap yang direkod bank tetapi belum dalam buku tunai.
• Cek tak laku dan kesilapan pada mana-mana pihak.

Buku tunai dikemas kini dahulu untuk item yang sah, kemudian penyata penyesuaian disediakan untuk item masa.

Akaun kawalan meringkaskan lejar subsidiari:

• Akaun kawalan penghutang — jualan kredit, penerimaan, pulangan masuk dan hutang lapuk.
• Akaun kawalan pemiutang — belian kredit, bayaran dan pulangan keluar.

Baki akaun kawalan sepatutnya sama dengan jumlah baki lejar subsidiari; perbezaan menandakan kesilapan yang perlu disiasat.

Kawalan dalaman tunai ialah langkah dan prosedur yang diamalkan untuk melindungi tunai daripada kecurian, penyelewengan dan kesilapan dalam urusan penerimaan serta pembayaran.

• Pengasingan tugas — orang yang menerima tunai tidak sepatutnya merekod urus niaga yang sama, supaya penyelewengan sukar disembunyikan.
• Penerimaan — keluarkan resit bernombor siri, dan masukkan semua tunai ke bank dengan segera.
• Pembayaran — dibuat melalui cek atau pemindahan dalam talian dengan kelulusan dan tandatangan pihak berkuasa, disokong baucar pembayaran.
• Perbelanjaan kecil diurus melalui buku tunai runcit dengan sistem panjar.
• Penyata penyesuaian bank disediakan secara berkala untuk mengesan perbezaan antara buku tunai dan penyata bank.
• Akaun kawalan penghutang — sebelah debit: baki awal, jualan kredit dan cek tak laku; sebelah kredit: penerimaan, diskaun diberi, pulangan jualan, hutang lapuk dan kontra (pindahan ke akaun kawalan pemiutang).
• Akaun kawalan pemiutang — sebelah kredit: baki awal dan belian kredit; sebelah debit: bayaran, diskaun diterima, pulangan belian dan kontra.
• Jualan tunai dan belian tunai tidak dimasukkan dalam akaun kawalan kerana tidak melibatkan penghutang atau pemiutang.

Kesilapan yang kerap berlaku:

• Mengemas kini buku tunai untuk cek belum dikemukakan atau deposit belum dikreditkan. Item masa ini hanya dimasukkan dalam penyata penyesuaian.
• Tertukar arah pelarasan apabila bermula dengan baki penyata bank berbanding baki buku tunai.
• Memasukkan jualan tunai ke dalam akaun kawalan penghutang.
• Meletakkan cek tak laku di sebelah kredit akaun kawalan penghutang. Cek tak laku menambah semula hutang pelanggan.

Tip menjawab: bahagikan setiap item kepada dua kumpulan sebelum mula. Item yang bank tahu tetapi perniagaan belum rekod (caj bank, faedah, arahan tetap, cek tak laku) dikemas kini dalam buku tunai. Item yang perniagaan tahu tetapi bank belum rekod masuk ke penyata penyesuaian.