Buku Catatan Pertama

Buku catatan pertama merekod urus niaga sebelum dipindahkan ke lejar, mengikut jenis urus niaga.

Jurnal khas untuk urus niaga yang kerap berulang:

• Jurnal jualan — jualan barang niaga secara kredit.
• Jurnal belian — belian barang niaga secara kredit.
• Jurnal pulangan jualan dan jurnal pulangan belian.

Jurnal am merekod urus niaga yang tidak sesuai dimasukkan ke jurnal khas: catatan pembukaan, pembetulan kesilapan, pelarasan, hutang lapuk dan belian aset bukan semasa secara kredit.

Buku tunai merekod semua penerimaan dan pembayaran tunai serta bank. Buku tunai dua ruangan mempunyai lajur tunai dan bank, manakala buku tunai tiga ruangan menambah lajur diskaun. Diskaun diberi ialah belanja, dan diskaun diterima ialah hasil.

Buku tunai runcit menggunakan sistem panjar, di mana jumlah yang dibelanjakan dikembalikan pada akhir tempoh supaya baki awal setiap tempoh sentiasa sama.

Buku tunai tiga ruangan ialah buku catatan pertama yang merekod penerimaan dan pembayaran tunai serta bank bersama diskaun tunai, dan pada masa yang sama berfungsi sebagai akaun Tunai dan akaun Bank dalam lejar.

• Sebelah debit merekod penerimaan; sebelah kredit merekod pembayaran.
• Lajur diskaun diberi berada di sebelah debit (bersama penerimaan daripada penghutang); lajur diskaun diterima di sebelah kredit (bersama bayaran kepada pemiutang).
• Lajur diskaun tidak diimbangkan. Jumlahnya dipindahkan ke akaun Diskaun Diberi (debit) dan akaun Diskaun Diterima (kredit) dalam lejar am.
• Catatan kontra — urus niaga antara tunai dan bank sahaja, contohnya memasukkan tunai ke bank (debit lajur bank, kredit lajur tunai). Kedua-dua catatan berada dalam buku tunai yang sama dan ditanda K.
• Baki — lajur tunai tidak boleh berbaki kredit; lajur bank yang berbaki kredit bermaksud overdraf.
• Buku tunai runcit — mengurus perbelanjaan kecil seperti setem dan tambang. Dengan sistem panjar, juruwang runcit menerima amaun tetap, dan pada akhir tempoh diganti sebanyak yang telah dibelanjakan.
• Ruangan analisis dalam buku tunai runcit mengumpulkan belanja mengikut jenis supaya jumlah setiap jenis mudah dipindahkan ke lejar.

Kesilapan yang kerap berlaku:

• Mengimbangkan lajur diskaun seperti lajur tunai dan bank. Lajur diskaun hanya dijumlahkan.
• Merekod amaun penuh hutang dalam lajur bank. Lajur bank menerima amaun selepas diskaun.
• Meletakkan diskaun diberi di sebelah kredit. Diskaun diberi ialah belanja dan berada di sebelah debit.
• Lupa bahawa catatan kontra melibatkan dua lajur dalam buku tunai yang sama, bukan akaun lain.

Tip menjawab: sebelum merekod, kenal pasti jenis urus niaga, iaitu tunai atau kredit, dan barang niaga atau aset. Urus niaga tunai ke buku tunai, barang niaga secara kredit ke jurnal khas, manakala urus niaga lain ke jurnal am. Semak baki akhir dengan mengira semula secara ringkas.