1.Dokumen Sumber & Fungsinya
Dokumen sumber ialah bukti bertulis bagi setiap urus niaga dan menjadi asas kepada semua catatan perakaunan.
Dokumen utama dan fungsinya:
- Invois — dikeluarkan bagi jualan atau belian secara kredit, menyatakan barang, kuantiti dan harga.
- Nota debit — menambah jumlah invois asal, contohnya apabila terkurang caj.
- Nota kredit — mengurangkan jumlah invois asal, dikeluarkan bagi pulangan barang atau terlebih caj.
- Resit — bukti penerimaan wang.
- Baucar pembayaran — kebenaran dan bukti pembayaran dibuat.
- Keratan cek dan penyata bank — bukti urus niaga melalui bank.
- Memo — bukti urus niaga dalaman seperti ambilan pemilik.
Dokumen ini penting untuk mengesahkan ketepatan catatan, membolehkan pengauditan, dan menjadi rujukan apabila berlaku pertikaian. Setiap dokumen perlu difailkan mengikut turutan tarikh atau nombor siri supaya mudah dikesan semula.
2.Aliran Dokumen & Buku Catatan Pertama Berkaitan
Aliran dokumen perniagaan ialah urutan dokumen yang berpindah antara penjual dan pembeli, bermula daripada pertanyaan harga sehingga pembayaran dibuat.
- Urutan lazim urus niaga kredit — sebut harga, pesanan belian, nota hantaran, invois, nota kredit (jika ada pulangan), penyata akaun, kemudian resit atau cek sebagai bayaran.
- Penyata akaun — dihantar penjual kepada pembeli secara berkala untuk menunjukkan baki yang masih terhutang. Ia bukan dokumen untuk merekod urus niaga baharu.
- Diskaun niaga — potongan harga katalog kepada pembeli pukal atau peniaga. Ia ditunjukkan pada invois tetapi tidak direkod dalam buku; hanya harga bersih direkod.
- Diskaun tunai — ganjaran kerana membayar dalam tempoh yang ditetapkan. Ia direkod dalam buku tunai tiga ruangan.
- Padanan dokumen dan buku — invois jualan ke jurnal jualan; invois belian ke jurnal belian; nota kredit dikeluarkan ke jurnal pulangan jualan; nota kredit diterima ke jurnal pulangan belian; resit dan keratan cek ke buku tunai; baucar tunai runcit ke buku tunai runcit; memo ke jurnal am.
- Pihak yang mengeluarkan — penjual mengeluarkan invois dan nota kredit; pembeli merekod invois itu dalam jurnal belian dan nota kredit dalam jurnal pulangan belian.
Mengenal pasti dokumen dengan betul ialah langkah pertama untuk memilih buku catatan pertama yang tepat.
3.Contoh & Kesilapan Lazim: Dokumen Perniagaan
Kesilapan yang kerap berlaku:
- Merekod diskaun niaga dalam akaun. Hanya harga selepas diskaun niaga direkod.
- Menggunakan invois untuk jualan tunai. Jualan tunai dibuktikan dengan resit atau bil tunai dan direkod dalam buku tunai.
- Tertukar sudut pandangan: nota kredit yang dikeluarkan penjual direkod dalam jurnal pulangan jualan penjual, tetapi dalam jurnal pulangan belian pembeli.
- Merekod belian aset bukan semasa secara kredit dalam jurnal belian. Jurnal belian hanya untuk barang niaga; aset direkod dalam jurnal am.
Tip menjawab: kenal pasti dahulu siapa yang mengeluarkan dokumen dan dari sudut perniagaan siapa soalan ditanya. Satu dokumen yang sama boleh direkod dalam buku yang berbeza oleh penjual dan pembeli.
Contoh 1Kedai Suria menjual barang niaga kepada Kedai Bintang secara kredit pada harga katalog RM2,000 dengan diskaun niaga 10%. Kemudian Kedai Bintang memulangkan barang bernilai RM300 (harga bersih). Nyatakan dokumen yang dikeluarkan Kedai Suria, buku catatan pertama bagi Kedai Suria, dan baki terhutang.Lihat jalan kerjaTutup
Diskaun niaga = 10% × 2,000 = RM200, jadi invois dikeluarkan untuk RM1,800 dan direkod dalam jurnal jualan (diskaun niaga tidak direkod). Bagi pulangan, Kedai Suria mengeluarkan nota kredit RM300 yang direkod dalam jurnal pulangan jualan. Baki terhutang oleh Kedai Bintang = 1,800 − 300 = RM1,500.
Contoh 2Kenal pasti buku catatan pertama dan catatan bergu bagi: (a) resit dikeluarkan kerana menerima tunai RM500 daripada penghutang, Syarikat Cahaya; (b) memo: pemilik mengambil barang niaga RM200 untuk kegunaan sendiri.Lihat jalan kerjaTutup
(a) Buku tunai: Debit Tunai RM500, Kredit Syarikat Cahaya RM500. (b) Jurnal am: Debit Ambilan RM200, Kredit Belian RM200, kerana barang niaga yang diambil pemilik mengurangkan belian perniagaan.